Association Ultimate Gaspé

Association Ultimate GASPÉ
RÈglements gÉnÉraux

CHAPITRE Premier : DISPOSITIONS GÉNÉRALES

ARTICLE 1
NOM DE L'ASSOCIATION
Le nom de l'association est Association Ultimate Gaspé.
Dans les présents règlements, le mot «association» désigne Association Ultimate Gaspé.

ARTICLE 2
SIÈGE SOCIAL DE L'ASSOCIATION
Le siège social de l'association doit être situé dans les limites de la ville de Gaspé, cet endroit étant désigné par les administrateurs.

ARTICLE 3
LANGUE DE L'ASSOCIATION
La rédaction des règlements, des documents et du site Internet de l'association est faite en langue française. L'anglais peut être utilisé dans les correspondances de l'association si les intérêts de celle-ci le requièrent.

ARTICLE 4
ABRÉVIATION
L'abréviation de l'association est AUG.

ARTICLE 5
OBJECTIFS DE L'ASSOCIATION
L'association a pour objectifs de :
a) Promouvoir le ultimate principalement dans la région de Gaspé.
b) Encourager la formation de nos membres.
c) Favoriser les activités du ultimate et la poursuite de l'excellence en ce domaine

ARTICLE 6

INTERPRÉTATION
L'interprétation des règlements est laissée au président d'assemblée lors des assemblées générales, et aux membres du conseil d'administration en toutes autres circonstances.
Tout membre de l'association peut en appeler, s'il y a lieu, de la décision du président d'assemblée de la manière prévue dans les Règles de procédure utilisées par l'association.
Les présents statuts s'interprètent selon le sens courant des mots ainsi que selon les dispositions de la Loi d'interprétation du Québec.

Article 7
RÈgles de procÉdure
L'association, dans le cadre de ses délibérations, s'inspire de la dernière édition des principes généraux de Procédures des assemblées délibérantes par Victor Morin (1938).
Cette règle vaut autant pour les délibérations de l'assemblée générale que celles du conseil d'administration.
Les règles du présent règlement ont prédominance sur toutes autres règles, sauf disposition d'ordre public.

Article 8
Modifications des RÈGLEMENTS gÉnÉraux Les statuts et règlements de l'association peuvent être amendés lors de toute assemblée générale. Tout membre de l'association peut soumettre au conseil un ou des amendements aux présents règlements généraux en transmettant par écrit, sept (7) jours avant l'assemblée générale annuelle, sa proposition au conseil d'administration. Celui-ci peut, par résolution, adopter des modifications aux règlements de l'association, lesquels entrent en vigueur à la date fixée par le conseil d'administration. Ces modifications doivent être ratifiées par les membres présents à la première assemblée générale suivant l'adoption de cette résolution. S'ils ne sont pas ratifiés lors de cette assemblée, ils cessent, mais de ce jour seulement, d'être en vigueur. L'assemblée des membres de l'association doit ratifier tout amendement aux règlements généraux par un vote des deux tiers (2/3) des membres présents.

CHAPITRE DEUXIÈME : membres

ARTICLE 9
Statut de membre

Peut être membre de l'association toute personne qui participe aux ligues ou à tout autre événement organisé par ladite association et qui paie sa cotisation annuelle.

Le montant et les modalités de paiement de la cotisation annuelle sont déterminés par résolution du conseil d'administration.

La cotisation annuelle payée par le membre qui résilie son adhésion n'est pas remboursable.

Le conseil d'administration peut, par résolution et après avoir donné à celui-ci l'occasion de s'exprimer, suspendre pour la période qu'il détermine ou expulser définitivement tout membre dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles à l'association ou à ses membres. La décision du conseil d'administration à cet effet est finale et sans appel.

ARTICLE 10
CARTES DE MEMBRES OU CERTIFICATS

Il est loisible au conseil, aux conditions qu'il peut déterminer, de pourvoir à l'émission de cartes ou de certificats à tout membre.

CHAPITRE TROISIÈME : Les assemblÉes gÉnÉrales

ARTICLE 11
NATURE

L'assemblée générale annuelle est la réunion de tous les membres de l'association.

ARTICLE 12
Lieu et date

L'assemblée générale annuelle est tenue dans les limites de la ville de Gaspé à un endroit déterminé par résolution du conseil d'administration.

L'assemblée générale annuelle est tenue à une date déterminée par résolution du conseil d'administration entre le premier jour de mars et le premier jour de juin de chaque année.

ARTICLE 13
convocation

L'assemblée générale annuelle est convoquée au moyen d'un avis indiquant la date, l'heure, l'endroit et l'ordre du jour de l'assemblée.

Le conseil d'administration décide du ou des modes de diffusion raisonnables de la convocation, incluant les communications électroniques.

Cet avis est expédié au moins quatorze (14) jours avant la date de l'assemblée. L'omission non volontaire de donner avis d'assemblée à un ou plusieurs membres, ou la non-réception d'un avis par un ou plusieurs membres n'invalide ni l'assemblée, ni les décisions prises lors de cette assemblée.

Le quorum de l'assemblée générale annuelle est fixé au nombre de personnes présentes.

ARTICLE 15
fonctions et pouvoirs

L'assemblée générale annuelle a, entre autre, les pouvoirs et responsabilités suivants :
fixer les grandes orientations et les politiques générales de l'Association;
approuver et amender les règlements généraux ;
examiner et approuver les états financiers et les rapports annuels, de même que tout rapport spécial du conseil d'administration;
élire les membres du conseil d'administration;
ratifier les actes des administrateurs.

ARTICLE 16
Vote

Chaque membre présent à l'assemblée annuelle a le droit de vote. Le vote par procuration n'est pas valide.

Sauf disposition contraire, les propositions sont adoptées à la majorité simple des membres présents.

En cas d'égalité des voix, le président de l'assemblée générale possède le pouvoir de trancher.

Le président d'assemblée est un membre, élu sur proposition, à la majorité simple des membres présents. Il est élu à l'ouverture de l'assemblée générale annuelle et cesse ses fonctions à la levée de celle-ci.

Il reçoit les propositions et les soumet à l'assemblée, se prononce sur les questions de procédure, sauf appel de ses décisions à l'assemblée dont l'autorité est souveraine.

Il appelle le vote et en proclame le résultat, signe les documents officiels et confirme les procès-verbaux des séances antérieures approuvés par l'assemblée.

Il ne vote qu'en cas de partage égal des voix sauf lorsque le vote concerne un appel d'une de ses décisions.

Si le président d'assemblée désire prendre part à un débat, il doit laisser le fauteuil, mentionner clairement qu'il va s'exprimer en tant que membre d'assemblée, et y appeler un président intérimaire.

Au cas d'appel d'une de ses décisions, il a le droit d'être entendu le premier sur le motif de sa décision sans être obligé de laisser le fauteuil.

ARTICLE 18
ORDRE DU JOUR D'UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

L'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle de l'association doit, notamment, comprendre les items suivants :
élection du président d'assemblée;
vérification du quorum;
adoption de l'ordre du jour ;
adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle;
examen et vote sur les amendements proposés aux règlements généraux de l'association;
rapport du trésorier;
rapport du président;
période de questions;
ratification des actes des administrateurs;
démission du conseil d'administration;
élection du nouveau conseil d'administration;
sujets divers;
levée de l'assemblée.

ARTICLE 19
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE

Une assemblée générale spéciale des membres peut être convoquée en tout temps :
à la demande du président;
à la demande de plus de 50% des membres du conseil d'administration;
à la demande d'un membre, accompagnée d'une pétition d'au moins 10% des membres de l'association.

L'avis de convocation d'une assemblée générale spéciale précise l'objet de la réunion et aucune autre affaire ne peut être considérée.

Lors d'un avis de convocation d'une assemblée générale spéciale, les modalités de convocation sont les mêmes qu'à l'article 13.

Le quorum d'une assemblée générale spéciale est le même que celui prévu à l'article 14 pour une assemblée générale régulière. Dans le cas d'une assemblée générale spéciale convoquée suite à une demande d'un membre accompagnée d'une pétition d'au moins 10% des membres, le quorum est de 10% des membres en règle.

CHAPITRE QUATRIÈME : LE CONSEIL D'ADMINISTRATION

ARTICLE 20
Le conseil d'administration

L'association est administrée par un conseil d'administration composé de 5 membres en règle. Ces administrateurs sont élus par l'assemblée générale et peuvent être destitués par celle-ci lors d'une Assemblée générale spéciale convoquée à cette fin.

ARTICLE 21
DURÉE DES MANDATS

Tout membre du conseil d'administration entre en fnction à la clôture de l'Assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu. Il demeure en fonction pour un mandat maximal de deux (2) ans, à moins que dans l'intervalle, il n'ait été destitué ou n'ait donné sa démission suivant les disposition du présent règlements.

Le président de l'assemblée générale annuelle est d'office le président d'élection.
Il présente à l'Assemblée les administrateurs dont le mandat n'est pas terminé, les administrateur sortants et déclare à l'Assemblée le nombre de postes d'administrateur à pourvoir au sein du conseil d'administration.

Si le président de l'assemblée générale désire se présenter comme administrateur de l'association, il ne peut être président d'élection. L'assemblée générale élit alors un président d'élection parmi les membres présents qui se portent volontaires.

ARTICLE 23
Toute personne qui a droit de vote est éligible pour devenir membre du conseil d'administration.
Un candidat à un poste d'administrateur peut se proposer lui-même ou être proposé par un autre membre. Un candidat peut se présenter à autant de postes qu'il le souhaite jusqu'à ce qu'il soit élu. Un candidat qui ne peut être présent lors de l'élection peut charger un autre membre de l'association de présenter sa candidature par procuration.
Toute personne qui a droit de vote à l'assemblée peut voter pour les administrateurs. Chaque personne possède un vote par administrateur à élire.
Le scrutin se fait à main levée. Sur demande d'un membre de l'assemblée et sur décision du président, il peut se tenir d'une façon secrète.
TÂches ET VOTE DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

Les tâches dévolues à chacun des membres du conseil d'administration sont consignées dans un document en annexe des règlements généraux. Ce document doit être réévalué annuellement par le conseil d'administration à sa première réunion suivant l'assemblée générale annuelle.

Lors d'une réunion du conseil d'administration, seuls les membres présents et faisant partie du conseil d'administration ont droit de vote.

Le conseil d'administration a, notamment, les responsabilités suivantes :
voir à la réalisation des objectifs de l'association énumérés à l'article 5;
voir à la bonne administration financière de l'association;
exercer en son nom tous les pouvoirs accordés par la loi et les présents règlements;
élire les officiers de l'Association et pourvoir à leur remplacement;
former, au besoin, des comités particuliers et en désigner les membres;
recevoir les rapports et les recommandations du comité exécutif et des comités;
préparer le budget;
élaborer les directives, politiques et règlements qui régiront les ligues et les autres activités sportives de l'association;
fixer le montant de la cotisation des membres.

Le conseil d'administration est soumis, ultimement, à l'autorité de l'assemblée générale.

Le conseil d'administration a le pouvoir de nommer un directeur général parmi les membres de l'association. Le directeur général peut être rémunéré à même les fonds de l'association et sa rémunération ainsi que ses bénéfices sont fixés par le conseil d'administration.

Le conseil d'administration peut déléguer au directeur général tout pouvoir dans la gestion courante de l'association, notamment le pouvoir de représenter l'association, d'engager les deniers de l'association et de contracter pour le compte de celle-ci.

Article 26
FIN DU MANDAT D'UN MEMBRE DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

Le mandat de tout administrateur prend fin dans les cas suivants :
lorsqu'il remet sa démission, à compter du moment où le conseil en prend acte, par résolution;
lorsqu'il cesse de posséder les qualifications requises;
lorsqu'il fait défaut d'assister à trois (3) assemblées régulières consécutives du conseil régulièrement convoquées; toutefois, au cours de cette troisième assemblée à laquelle le membre n'a pas assisté, le conseil peut, s'il est d'avis que ledit administrateur avait une raison majeure de s'abstenir d'assister aux dites assemblées, lui permettre de conserver tous ses droits dans la mesure où il assiste à la première assemblée régulière du conseil qui suit cette assemblée. À défaut d'assister à cette assemblée, l'administrateur perd automatiquement son droit de siéger. Le secrétaire de l'association doit, après la deuxième assemblée à laquelle l'administrateur a été absent, aviser ce dernier des dispositions du présent article.
Lorsque le conseil adopte une résolution visant à le démettre de ses fonctions; le conseil ne peut adopter une telle résolution que s'il estime que l'administrateur agit avec malhonnêteté dans l'exercice de ses fonctions, manque à son devoir de loyauté envers l'association, ou agit à l'encontre des intérêts de l'association. Telle résolution doit être adoptée par une majorité des deux tiers de tous les membres du conseil d'administration.

ARTICLE 27
VACANCE

Si, au cours d'un mandat, un poste au sein du conseil d'administration se trouve vacant, les membres du conseil d'administration peuvent, par résolution, nommer toute personne pour combler ledit poste.

Le conseil d'administration doit se réunir aussi souvent que nécessaire pour assurer la bonne administration de l'association.

En aucun cas le conseil d'administration ne doit se réunir moins de cinq fois par année.

ARTICLE 29
CONVOCATION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

Le président, ou le vice-président en son absence, de sa propre initiative ou à la demande des membres du conseil d'administration, convoque une réunion du conseil d'administration.

D'un commun accord, trois membres du conseil d'administration peuvent également convoquer une réunion du conseil d'administration.

La réunion du conseil d'administration peut être convoquée par tout moyen susceptible de rejoindre efficacement tous les membres du conseil d'administration.

Avis de telles réunions est donné à chaque administrateur au moins quatre jours avant la date de ladite réunion.

Une réunion des administrateurs peut avoir lieu en tout temps sans avis de convocation pourvu toutefois que tous les administrateurs soient présents ou que les administrateurs absents aient donné leur assentiment à la tenue de telles réunions.

Une réunion peut également être tenue par voie de conférence téléphonique, par vidéoconférence ou par tout autre moyen permettant aux participants de communiquer simultanément entre eux, conformément aux dispositions du présent article, en les adaptant.

Tout administrateur peut renoncer à l'avis de la réunion ou à toute irrégularité de l'avis.

ARTICLE 30
QUORUM DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

Le quorum du conseil d'administration est établi à la moitié plus 1 de ses membres.

ARTICLE 31
DÉCISIONS du conseil d'administration

Tout membre du conseil d'administration peut faire une proposition lors de la réunion. Une proposition doit être appuyée par un autre membre du conseil d'administration pour être soumise au vote.

Tout membre de l'association peut soumettre au conseil d'administration une proposition par écrit. Il peut joindre à sa proposition un écrit pour expliquer celle-ci. Il peut également charger un membre du conseil d'administration d'expliquer sa proposition de résolution.

La proposition d'un membre qui ne fait pas partie du conseil d'administration doit être appuyée par un membre du conseil d'administration pour être soumise au vote.

ARTICLE 32
VOTE du conseil d'administration

Le vote se fait à main levée à moins que le scrutin secret ne soit demandé par un membre du conseil d'administration.

Les résolutions du conseil d'administration sont adoptées à la majorité simple des membres présents.

CHAPITRE CIMQUIÈME : COMITÉS PARTICULIERS et Personnes-ressources

ARTICLE 33
Les COMITÉS PARTICULIERS

Le conseil d'administration peut, par résolution, créer des comités particuliers pour des fins définies et établir les règles relatives à leur fonctionnement. Le responsable d'un comité est choisi par le conseil d'administration et doit être membre de l'association.

Les membres de ce comité peuvent être choisis, soit par le conseil d'administration, soit par la personne responsable de ce comité. Ces personnes doivent préférablement, mais pas obligatoirement, être membres de l'association.

Les comités particuliers doivent faire rapport de leur travail au conseil d'administration.

Le conseil d'administration peut, par résolution, mettre fin aux activités d'un comité particulier ou en destituer l'un des membres.

ARTICLE 34
Les Personnes-ressources

Le conseil d'administration peut charger une personne-ressource de s'occuper d'une tâche, d'une activité ou d'un dossier particulier. Cette personne doit préférablement, mais pas obligatoirement, être membre de l'association. Elle rend compte de ses activités au conseil d'administration.

Le conseil d'administration peut, par résolution, décharger cette personne de ses fonctions.

CHAPITRE SIXIÈME : DISPOSITIONS LÉGALES ET FINANCIÈRES

ARTICLE 35
EXERCICE FINANCIER

L'exercice financier de l'association commence le 1er février de chaque année et se termine le 31 janvier suivant. Toutefois, le conseil d'administration se réserve le droit de modifier les dates de l'exercice financier.

ARTICLE 36
RÈGLEMENTS BANCAIRES

Tous les chèques, billets, lettres de change et autres effets négociables doivent, pour le compte de l'association, être signés, tirés, acceptés ou endossés par le président et le trésorier, ou par tout autre membre du conseil, dûment mandaté par résolution du conseil d'administration.

Les autres documents requérant la signature de l'association doivent être signés par le président et par le secrétaire, ou par tout autre membre du conseil dûment mandaté par résolution du conseil d'administration.

ARTICLE 38
RÈGLEMENT D'EMPRUNT

faire des emprunts sur le crédit de l'association;
émettre des obligations ou autres valeurs de l'association et les donner en garantie ou les vendre pour les prix et sommes jugés raisonnables.

ARTICLE 39
CESSATION DES ACTIVITÉS

Dans l'éventualité de la cessation des activités, de la liquidation des biens ou de la dissolution de l'association, les actifs de l'association, s'il en est, seront remis à une œuvre de charité, ou à un organisme sans but lucratif, poursuivant des buts et des activités similaires et déterminé par le conseil d'administration.

ARTICLE 40
SCEAU

Le conseil d'administration peut créer un sceau pour l'association et peut, à sa discrétion, le détruire et le remplacer par un nouveau.

Le sceau peut être utilisé seulement dans les cas prévus par résolution du conseil d'administration.

Le sceau de l'association porte l'abréviation de l'association telle que définie à l'article 4, ou le nom complet.
Entrée en vigueur hiver 2010.
Le Président